3CX V20 Update 10: Mehr Freiheit bei der Wahl des SIP-Trunk-Providers
Mit V20 Update 10 führt 3CX eine interessante Änderung beim Thema SIP-Trunks ein. Unternehmen haben künftig mehr Möglichkeiten bei der Auswahl ihres SIP-Trunk-Providers.
Der Grund dafür ist ein neues Interoperabilitätsmodell. Provider müssen nicht mehr zwingend direkt von 3CX getestet werden, um in 3CX verfügbar zu sein. Stattdessen können SIP-Trunk-Provider die vorgesehenen Interoperabilitätstests selbst durchführen und die Ergebnisse anschließend zur Prüfung einreichen.
Damit wird die Auswahl größer – gleichzeitig bleibt transparent, wie ein Provider getestet wurde und wer für die technische Unterstützung verantwortlich ist.
Drei Kategorien für SIP-Trunk-Provider
Mit V20 Update 10 unterscheidet 3CX zwischen drei verschiedenen Kategorien.
3CX Getestet
Bei 3CX Getestet handelt es sich um SIP-Trunk-Provider, die direkt von 3CX getestet wurden.
Für diese Anbieter stellt 3CX entsprechende Konfigurationsanleitungen bereit. Die Provider sind sowohl direkt in der 3CX-Telefonanlage als auch im SIP-Trunk-Verzeichnis auf der 3CX-Website zu finden.
Das ist weiterhin die klassische Variante, bei der 3CX selbst die Interoperabilität überprüft hat.
VoIP-Provider Getestet
Die neue Kategorie VoIP-Provider Getestet ist besonders interessant.
Hier führt der SIP-Trunk-Provider die erforderlichen 3CX-Interoperabilitätstests selbst durch und reicht die Ergebnisse anschließend bei 3CX zur Prüfung ein.
Nach erfolgreicher Freigabe kann der Provider ebenfalls in 3CX und im SIP-Trunk-Verzeichnis von 3CX erscheinen.
Der entscheidende Unterschied: Der Provider selbst bleibt für den laufenden Support sowie für Konfigurations- und technische Fragen verantwortlich.
Community
Die dritte Kategorie ist Community.
Hierbei handelt es sich um Vorlagen, die beispielsweise von 3CX-Partnern, Endkunden oder anderen Mitgliedern der 3CX-Community eingereicht wurden.
Diese Vorlagen können direkt innerhalb der 3CX-Telefonanlage verfügbar sein, werden jedoch nicht im regulären SIP-Trunk-Provider-Verzeichnis auf der 3CX-Website geführt.
Ein Community-Provider ist deshalb nicht automatisch schlecht oder ungeeignet. Allerdings sollte man genauer prüfen, woher die Vorlage stammt und wer bei Problemen unterstützt.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Mit V20 Update 10 wird die Auswahl an SIP-Trunk-Providern größer. Gleichzeitig zeigen die Kategorien 3CX Getestet, VoIP-Provider Getestet und Community, wie ein Provider geprüft wurde und wer für Support und Konfiguration verantwortlich ist.
SIP-Trunk mit dem 3CX VoIP Provider Checker testen
Der integrierte VoIP Provider Checker prüft eingehende und ausgehende Anrufe direkt in 3CX. So lässt sich die Kompatibilität eines SIP-Trunks testen, auch wenn der Anbieter nicht klassisch von 3CX gelistet ist.
Was ist mit 3CX SMB?
3CX SMB funktioniert weiterhin ausschließlich mit freigegebenen „3CX Getestet“-Vorlagen.
Fazit
V20 Update 10 bietet mehr Flexibilität bei der Auswahl von SIP-Trunk-Providern. Trotzdem sollte geprüft werden, wie der Provider getestet wurde, welche Konfiguration erforderlich ist und wer im Fehlerfall unterstützt.
3CX-Ansagen klingen verzerrt, zerhackt oder fallen komplett aus? Diese Ursachen solltest du prüfen
Die Ansage im IVR, in der Warteschleife oder in einer Queue klingt plötzlich völlig verzerrt, zerhackt oder wird überhaupt nicht mehr abgespielt?
Das Problem sieht im ersten Moment schnell nach einem fehlerhaften Audiofile aus. Das muss aber nicht unbedingt der Fall sein.
Aus unserer Erfahrung gibt es bei solchen Problemen zwei typische Ursachen:
- Der 3CX-Dienst, der die Ansagen verarbeitet bzw. cached, benötigt einen Neustart.
- Die verwendete Audiodatei entspricht nicht dem von 3CX erwarteten Format.
Gerade wenn eine Ansage schon lange problemlos funktioniert hat und plötzlich nicht mehr sauber abgespielt wird, lohnt sich deshalb ein Blick auf die 3CX-Dienste, bevor man die Audiodatei komplett neu erstellt.
1. Ansage hat bisher funktioniert? Dann zuerst den Dienst prüfen
Wenn eine Ansage beispielsweise seit Monaten problemlos läuft und plötzlich verzerrt, abgehackt oder gar nicht mehr abgespielt wird, würden wir nicht sofort die Audiodatei austauschen.
Der Grund: 3CX lädt bzw. cached Audio-Prompts im IVR-Bereich. Dadurch kann es vorkommen, dass eine Datei zwar korrekt auf der Anlage vorhanden ist, der Dienst aber nicht mehr sauber damit arbeitet.
Was kann man also ausprobieren?
In der 3CX-Verwaltung die Dienste öffnen und den entsprechenden Dienst neu starten.
Je nach Version bzw. Einsatzbereich können insbesondere folgende Dienste relevant sein, je nachdem wo die Ansage hinterlegt ist:
- 3CX IVR Server
- 3CX Queue Manager
- 3CX Media Server
Danach sollte die Ansage erneut getestet werden.
Bei einem IVR-Neustart sollte man allerdings beachten: Während der Dienst neu gestartet wird, steht die IVR-Funktion kurzzeitig nicht zur Verfügung. Bestehende Gespräche, die gerade über ein IVR laufen, können dadurch beeinflusst werden.
Für eine produktive Anlage sollte der Neustart deshalb möglichst zu einem passenden Zeitpunkt erfolgen.
2. Neue Ansage funktioniert von Anfang an nicht? Format prüfen
Wenn die Ansage gerade neu erstellt oder hochgeladen wurde und von Anfang an nicht korrekt funktioniert, sollte man als Erstes das Audioformat überprüfen.
3CX erwartet für importierte System-Prompts bzw. Ansagen grundsätzlich:
- WAV
- PCM
- Mono
- 8 kHz
- 16 Bit
Diese Vorgaben gelten unter anderem für Ansagen in IVRs und Call Queues. 3CX stellt dafür sogar einen eigenen Online Audio Converter zur Verfügung.
Link: https: //www.3cx.com/docs/converting-wav-file/
Eine typische Fehlerquelle ist beispielsweise eine professionelle Sprachaufnahme mit 44,1 kHz oder 48 kHz, Stereo und hoher Qualität.
Auf dem PC klingt diese Datei natürlich hervorragend. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass sie für die Verwendung als 3CX-Prompt geeignet ist.
3. Am einfachsten: Den 3CX Audio Converter verwenden
Wer sich nicht mit Audioformaten beschäftigen möchte, kann den offiziellen 3CX Online Audio Converter verwenden.
Dort wird die Audiodatei hochgeladen und automatisch in das von 3CX erwartete Format umgewandelt.
3CX erlaubt dabei auch Dateien mit anderen Ausgangsformaten und konvertiert diese entsprechend für die Verwendung als System-Prompt.
Das ist insbesondere praktisch, wenn die Ansage beispielsweise von einer Agentur oder einem professionellen Sprecher geliefert wurde.
4. Alternative: Audacity
Wer die Audiodateien lieber selbst bearbeitet, kann beispielsweise Audacity verwenden.
Dort lässt sich die Abtastrate auf 8 kHz setzen und eine Stereoaufnahme auf Mono umwandeln.
Beim Export sollte als Format WAV (Microsoft) signed 16-bit PCM verwendet werden.
3CX beschreibt genau diesen Ablauf auch in der eigenen Dokumentation.
Damit erhält man eine Datei, die dem von 3CX erwarteten Format entspricht.
5. Noch einfacher: Ansage direkt über 3CX aufnehmen
Wenn keine professionelle Sprachaufnahme benötigt wird, gibt es noch eine sehr einfache Möglichkeit:
Die Ansage direkt über 3CX aufnehmen.
Dazu kann die entsprechende Funktion in der 3CX verwendet und die Ansage beispielsweise über eine Nebenstelle eingesprochen werden.
Der große Vorteil:
Man muss sich anschließend nicht um Abtastrate, Bit-Tiefe oder Mono/Stereo kümmern. Die Aufnahme wird von 3CX selbst in der passenden Form verarbeitet.
6. Ansage wird immer noch nicht abgespielt? Prüfen, ob die richtige Datei verwendet wird
Wenn eine neue Ansage hochgeladen wurde, aber weiterhin die alte Ansage abgespielt wird, muss nicht zwangsläufig der Upload fehlgeschlagen sein.
Ein Grund kann sein, dass die betreffende Audiodatei vom IVR-Dienst noch aus dem Cache verwendet wird. Ein Neustart des IVR-Dienstes sorgt dafür, dass die Dateien erneut geladen werden.
Daher sollte nach einer Änderung einer Ansage im Zweifel folgender Ablauf durchgeführt werden:
Ansage hochladen → IVR/Queue speichern → IVR-Dienst neu starten → erneut testen.
7. Was wir in der Praxis empfehlen
Bei einer bereits lange funktionierenden Ansage, die plötzlich schlecht klingt, würden wir zunächst den einfachen Weg gehen:
Dienst neu starten und erneut testen.
Ist das Problem danach verschwunden, war vermutlich nicht die Audiodatei selbst das Problem.
Bei einer neuen Ansage, die von Anfang an Probleme macht, sollte dagegen zunächst das Audioformat geprüft werden.
Unser bevorzugter Ablauf sieht deshalb so aus:
- Hat die Ansage bereits funktioniert?
- Ja → zuerst IVR-/Media-Dienst prüfen bzw. neu starten.
- Nein → Audioformat kontrollieren.
- Audioformat kontrollieren
- WAV
- PCM
- Mono
- 8 kHz
- 16 Bit
- Bei Unsicherheit die Datei konvertieren
- 3CX Online Audio Converter
- alternativ Audacity
- Ansage erneut hochladen
- IVR-Dienst neu starten, damit die neue Datei sicher neu geladen wird.
- Von einem echten Telefonanschluss testen.
- Wichtig: Nicht jedes Audio-Problem ist ein Audiofile-Problem
Wenn beispielsweise nur eine bestimmte Ansage betroffen ist und diese gerade neu hochgeladen wurde, ist das Format ein guter erster Ansatzpunkt.
Wenn dagegen mehrere vorhandene Ansagen gleichzeitig plötzlich verzerrt oder gar nicht mehr abgespielt werden, obwohl sie vorher über lange Zeit funktioniert haben, sollte man auch die 3CX-Dienste und den Media-/IVR-Bereich überprüfen.
Fazit
- Eine kaputte oder verzerrte 3CX-Ansage bedeutet nicht automatisch, dass die Sprachaufnahme neu gemacht werden muss.
- Bei einer alten, bisher funktionierenden Ansage zuerst den IVR-/Media-Bereich prüfen und gegebenenfalls den Dienst neu starten.
- Bei einer neuen Ansage zuerst das Audioformat prüfen.
- Mit WAV, PCM, Mono, 8 kHz und 16 Bit liegt man bei klassischen 3CX-Ansagen auf der sicheren Seite. Für die schnelle Konvertierung stellt 3CX selbst einen Online Audio Converter bereit; alternativ funktioniert Audacity sehr gut.
- Und wer sich die ganze Formatgeschichte sparen möchte, kann die Ansage direkt über 3CX aufnehmen lassen.Damit lassen sich viele der typischen Probleme mit IVR-, Queue- und Systemansagen bereits ohne aufwendige Fehlersuche beheben.
3CX V20 Update 10: Ausgehende Rufnummer vor dem Anruf auswählen
Mit 3CX V20 Update 10 gibt es eine praktische Neuerung für Unternehmen, die mehrere Rufnummern, Standorte oder Geschäftsbereiche über eine Telefonanlage verwalten.
Ab sofort können Administratoren ihren Benutzern erlauben, vor einem externen Anruf selbst auszuwählen, welche der ihnen zugewiesenen Rufnummern als ausgehende Rufnummer verwendet werden soll. Dadurch muss der Mitarbeiter weder die Nebenstelle wechseln noch müssen für jede Rufnummer eigene Outbound Rules eingerichtet werden.
Mehrere Rufnummern - eine Nebenstelle
In vielen Unternehmen ist es üblich, dass ein Mitarbeiter für mehrere Standorte, Abteilungen oder Marken telefoniert. Bislang musste die richtige Rufnummer oft über Outbound Rules eingestellt werden.
Mit Update 10 wird das jetzt viel einfacher. Der Benutzer kann direkt im Dialer auswählen, über welche Rufnummer der Anruf getätigt werden soll.
Neben der normalen Standardroute werden die Rufnummern angezeigt, die der jeweiligen Nebenstelle direkt zugewiesen sind.
Wählt der Benutzer eine dieser Rufnummern aus, verwendet 3CX automatisch den zugehörigen SIP-Trunk und übermittelt die ausgewählte Rufnummer als Caller ID.
So funktioniert die Auswahl
Der Nutzer kann weiterhin ganz einfach die Standardroute verwenden. In diesem Fall funktionieren wie gewohnt die vorhandenen Ausgangsregeln.
Als Alternative lässt sich eine der direkt zugewiesenen DIDs auswählen. Die gewählte DID bestimmt dabei sowohl den verwendeten SIP-Trunk als auch die ausgehende Rufnummer.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter betreut Kunden aus zwei unterschiedlichen Standorten. Mit Update 10 kann er vor dem Anruf entscheiden, ob der Kunde die Nummer des ersten oder des zweiten Standorts sieht – ohne dabei die Nebenstelle wechseln zu müssen.
Funktion in 3CX aktivieren
Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss zunächst durch den Administrator freigeschaltet werden.
Dazu geht man in der 3CX Admin Console zu:
Admin → System → Optionen → Apps
Dort wird die Option „Ermoglichen Sie Nutzern die Auswahl der ausgehenden Route und der Anrufer-ID.“ aktiviert und anschließend gespeichert.
Nach der Aktivierung steht die Auswahl in den unterstützten 3CX Apps zur Verfügung. Zusätzliche Outbound Rules sind für die Auswahl einer direkt zugewiesenen DID nicht notwendig.
Verfügbar in PWA, Web Client sowie den mobilen Apps
Die neue Auswahl funktioniert im 3CX Web Client, in der PWA sowie in den aktuellen Android- und iOS-Apps. Benutzer können vor dem Start eines externen Anrufs auswählen, welche der ihnen zugewiesenen Rufnummern als ausgehende Rufnummer verwendet werden soll.
Die Auswahl steht damit auf allen gängigen unterstützten Plattformen zur Verfügung und kann direkt im jeweiligen Client vorgenommen werden.
Welche Rufnummern können ausgewählt werden?
Wichtig ist aber, dass nur DIDs angezeigt werden, die direkt einer Nebenstelle zugeordnet sind.
Eine Rufnummer, die nur einer Abteilung, einer Warteschlange oder einer Ring Group zugewiesen ist, kann dadurch nicht automatisch von jedem Mitarbeiter gewählt werden.
Deshalb sollte vor der Aktivierung geprüft werden, welche DIDs den einzelnen Nebenstellen zugeordnet sind.
Sicherheits- und Routing-Regeln bleiben bestehen
Bei der manuellen Auswahl der Anruferkennung bleiben die vorhandenen Schutzmaßnahmen von 3CX aktiv.
Notrufnummern haben immer Vorrang vor der ausgewählten Rufnummer und dem ausgewählten SIP-Trunk. Auch bestehende Einschränkungen für gesperrte Länder werden weiterhin beachtet.
Fazit
Die neue Funktion in 3CX V20 Update 10 macht den Umgang mit vielen ausgehenden Rufnummern viel einfacher.
Besonders Unternehmen mit mehreren Standorten, Marken oder Geschäftsbereichen profitieren davon. Die Mitarbeiter können schon vor dem Anruf wählen, welche geschäftliche Rufnummer dem Gesprächspartner angezeigt werden soll.
Der große Vorteil ist: Es brauchen keine zusätzlichen Outbound Rules mehr. Die Auswahl geht direkt im 3CX Client, und 3CX ordnet automatisch die passende SIP-Trunk zu.
Für Unternehmen, die schon mehrere DIDs nutzen, ist diese Funktion eine kleine, aber sehr praktische Neuerung in Update 10.
3CX V20 Update 10: Eigene Wartemusik für Abteilungen
Mit dem V20 Update 10 erweitert 3CX die Möglichkeiten für die individuelle Gestaltung von Wartemusik. Ab sofort kann die Music on Hold nicht mehr nur systemweit, sondern auch für einzelne Abteilungen festgelegt werden.
Damit lässt sich die Warteschleife besser an die jeweilige Abteilung, Sprache oder das Unternehmen anpassen.
Eigene Wartemusik pro Abteilung
Bisher wurde die Wartemusik grundsätzlich zentral für die gesamte 3CX-Telefonanlage konfiguriert. Mit Update 10 können Abteilungen nun eigene Audiodateien verwenden.
Die Einstellung finden Sie in der 3CX Admin Console unter Admin → Abteilungen. Dort wählen Sie die gewünschte Abteilung aus und wechseln in den Bereich Optionen.
Für die jeweilige Abteilung stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Es kann weiterhin die systemweit konfigurierte Wartemusik verwendet werden. Alternativ lässt sich eine eigene WAV-Datei hochladen oder eine Ansage direkt über ein Mikrofon, IP-Telefon oder die 3CX App aufnehmen. Auch bereits vorhandene Ansagen aus der Shared Library können verwendet werden.
Das ist beispielsweise praktisch, wenn die Vertriebsabteilung andere Ansagen als der Support verwenden soll oder unterschiedliche Abteilungen in verschiedenen Sprachen arbeiten. Auch kurze Hinweise, Informationen oder individuelle Ansagen können so gezielt für eine Abteilung hinterlegt werden.
Wartemusik im Multi-Company-Betrieb
Besonders interessant ist die Funktion für 3CX-Installationen mit mehreren Unternehmen. Hier kann jedes Unternehmen seine eigene Wartemusik und Ansagen verwenden, ohne dass dafür eine gemeinsame Audiodatei für die gesamte Telefonanlage genutzt werden muss.
Der jeweilige Company Owner kann die Einstellung direkt über das Admin-Dashboard des Unternehmens verwalten. Die hinterlegten Audiodateien bleiben dabei auf Ebene des jeweiligen Unternehmens bzw. der Abteilung.
Fazit
Die neue Department Music on Hold Funktion ist zwar eine kleine Erweiterung, bietet im Alltag aber deutlich mehr Flexibilität. Besonders Unternehmen mit mehreren Abteilungen, unterschiedlichen Sprachen oder einer Multi-Company-Konfiguration können ihre Wartemusik und Ansagen jetzt gezielter anpassen.
Mit V20 Update 10 wird die 3CX-Telefonanlage damit an einer weiteren Stelle individueller konfigurierbar.
3CX-Lizenz verlängert, aber Anlage zeigt weiterhin „abgelaufen“? Das kannst du tun
Die 3CX-Lizenz wurde zwar verlängert, aber in der Anlage steht weiterhin ein abgelaufenes Datum?
Das sieht zunächst nach einem Lizenzproblem aus, ist aber nicht unbedingt eines. Trotz bestätigter Verlängerung, kann es sein, dass die 3CX-Anlage die neuen Lizenzinformationen noch nicht abgerufen hat.
Lizenz verlängert – aber die Anlage zeigt noch den Status *läuft aus* an
Die Lizenzinformationen werden von der 3CX-Anlage regelmäßig mit den 3CX-Servern abgeglichen. Funktioniert dieser Abruf einmal nicht korrekt, kann die Anlage weiterhin mit den alten Lizenzinformationen arbeiten.
Das kann beispielsweise passieren, wenn:
- ein 3CX-Dienst nicht korrekt läuft oder sich aufgehängt hat
- die Lizenzinformationen nicht aktualisiert wurden
- die Anlage den 3CX-Server nicht erreichen kann
- DNS-Auflösung oder Firewall-Regeln die Verbindung zu den 3CX-Servern verhindern
- die verwendete 3CX-Version bereits zu alt ist
Was ist zu tun?
Lizenz manuell aktualisieren
Bevor man sich auf eine längere Fehlersuche begibt, sollte man zunächst versuchen, die Lizenzinformationen manuell neu abzurufen.
In der 3CX Admin Konsole findet man die entsprechenden Informationen unter:
System → Systeminformationen
Dort befindet sich im Bereich Edition und gleichzeitige Gespräche das aktuelle Lizenz- und das Ablaufdatum.
Klicke auf das angezeigte Ablaufdatum. Anschließend kannst du oben rechts über das Aktualisieren-Symbol die Lizenzinformationen erneut von den 3CX-Servern abrufen.
Nach kurzer Zeit sollte dort das neue Ablaufdatum erscheinen.
Wenn das Aktualisieren nicht hilft: Dienste neu starten
Bleibt weiterhin das alte Ablaufdatum stehen, lohnt sich als nächster Schritt ein Neustart der 3CX-Dienste bzw. der gesamten Anlage.
Das klingt zunächst simpel, kann aber tatsächlich die Lösung sein.
Wichtig ist dabei: Ein Neustart ist nicht deshalb notwendig, weil die Lizenzverlängerung selbst erst dadurch gültig wird. Die Lizenz wurde bereits verlängert. Der Neustart hilft vielmehr dabei, einen festhängenden oder nicht sauber aktualisierten Zustand der Anlage zu beheben.
Achtung: bei einem Neustart oder dem Neustart einiger Dienste kann die Telefonie kurz ausfallen.
Auch die 3CX-Version prüfen
Wenn die Lizenz trotz Aktualisierung und Neustart weiterhin nicht korrekt erkannt wird, sollte man unbedingt prüfen, auf welchem Update-Stand die Anlage läuft.
3CX hat in der Vergangenheit mehrfach Änderungen an der Lizenzaktivierung vorgenommen. Bei älteren Versionen waren beispielsweise spezielle Updates notwendig, damit die Lizenzzertifikate weiterhin aktualisiert werden konnten.
Ist die Anlage auf einem deutlich älteren Update-Stand, sollte sie zunächst auf einen aktuellen, unterstützten Stand gebracht werden, womit sich i.d.R. das Problem meist schon direkt beheben lässt.
Bei V20 ist aktuell Update 9 Build 995 der reguläre aktuelle Stand. Update 10 befindet sich derzeit noch in der Alpha-Phase und sollte daher nicht auf Produktivsystemen eingesetzt werden.
Netzwerk und DNS nicht vergessen
Wenn sich die Lizenz überhaupt nicht aktualisieren lässt, muss nicht zwingend die 3CX selbst das Problem sein.
Die Anlage muss die 3CX-Aktivierungsserver erreichen können. Funktioniert beispielsweise die DNS-Auflösung nicht oder blockiert eine Firewall die Verbindung, kann die Lizenzinformation nicht aktualisiert werden.
Wenn das manuelle Aktualisieren also dauerhaft fehlschlägt, sollte man neben der 3CX-Version auch folgende Punkte prüfen, auch wenn einige davon simpel erscheinen:
- Internetverbindung der 3CX?
- Kann die Anlage die benötigten 3CX-Dienste erreichen?
- Funktioniert die DNS-Auflösung?
- Blockiert eine Firewall oder ein Security-System die Verbindung?
- Ist die Anlage auf einem aktuellen, unterstützten 3CX-Update?
Kurz nochmal zusammengefasst:
- Lizenz im 3CX-Portal auf die erfolgreiche Verlängerung prüfen.
- In der 3CX unter System → Systeminformationen → Edition und gleichzeitige Gespräche das Ablaufdatum kontrollieren.
- Über das Aktualisieren-Symbol die Lizenzinformationen erneut abrufen.
- Wenn nötig, 3CX-Dienste bzw. die Anlage neu starten.
- Bleibt die Lizenz weiterhin abgelaufen, Update-Stand, DNS, Firewall und Erreichbarkeit der 3CX-Aktivierungsserver prüfen.
- Bei älteren Versionen auf einen aktuellen, unterstützten 3CX-Stand aktualisieren.
In den meisten Fällen ist die Lizenz also nicht „weg“ – die Anlage hat schlicht noch nicht die aktuelle Information erhalten.
3CX Cloud AI oder eigener AI Server?
Künstliche Intelligenz ist inzwischen ein fester Bestandteil von 3CX. Gespräche lassen sich transkribieren, zusammenfassen und analysieren. Doch spätestens bei größeren Gesprächsmengen stellt sich eine wichtige Frage: Soll die Verarbeitung über die Cloud erfolgen oder direkt im eigenen Unternehmen?
Mit dem standalone 3CX AI Server ab V20 Update 10 bietet 3CX inzwischen beide Möglichkeiten. Unternehmen können weiterhin auf Cloud-Dienste wie Grok, Google Cloud STT oder OpenAI Whisper setzen oder die benötigte Rechenleistung selbst bereitstellen. Welche Variante sinnvoller ist, hängt vor allem von der Anzahl der Transkriptionsminuten und den Anforderungen an Datenschutz und Datenhoheit ab.
Cloud AI – einfach starten und nichts selbst betreiben
Die Cloud-Version eignet sich besonders für Firmen, die AI-Transkription nutzen möchten, ohne sich um zusätzliche Technik kümmern zu müssen.
Die Verarbeitung läuft über einen angeschlossenen Cloud-Dienst. Das bedeutet, dass kein eigener AI-Server gekauft, installiert oder gepflegt werden muss. Besonders wenn nicht viel transkribiert wird, ist das die einfachste Variante.
3CX nennt derzeit einen Bereich unter 25.000 Transkriptionsminuten pro Monat als Bereich, in dem Cloud-Transkription in der Regel sinnvoll ist. Das entspricht etwa 19 Stunden Aufzeichnungen pro Tag.
Für viele kleine und mittelgroße Firmen ist das bereits genug. Die Infrastruktur bleibt übersichtlich und die Einrichtung geht schnell.
Der eigene 3CX AI Server – mehr Kontrolle über die Daten
Mit dem 3CX AI Server geht 3CX einen anderen Weg. Die KI-Verarbeitung findet nicht bei einem externen Cloud-Anbieter statt, sondern auf dedizierter Hardware innerhalb der eigenen Infrastruktur.
Das ist besonders interessant, wenn sensible Telefongespräche verarbeitet werden oder das Unternehmen besondere Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Datenhoheit hat.
Bei einer lokalen Verarbeitung bleiben Gesprächsaufzeichnungen, Transkripte, Zusammenfassungen und Sentiment-Analysen innerhalb der eigenen Infrastruktur. Gerade in Bereichen wie Gesundheitswesen, Finanzwesen oder öffentlichen Einrichtungen kann dieser Punkt entscheidend sein.
Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei größeren Gesprächsmengen. Während die Kosten bei Cloud-Diensten mit jeder weiteren Transkriptionsminute steigen, entstehen beim eigenen AI Server hauptsächlich einmalige Hardwarekosten sowie laufende Kosten für Strom, Hosting, Wartung und Administration. Dadurch werden die Kosten bei hohen Volumina deutlich besser planbar.
Ab wann lohnt sich ein eigener AI Server?
Eine feste Grenze gibt es nicht, denn entscheidend ist immer die tatsächliche Nutzung. Als Orientierung nennt 3CX für den lokalen AI Server insbesondere Unternehmen mit 50.000 oder mehr Transkriptionsminuten pro Monat. Auch Callcenter und Unternehmen mit dauerhaft hohem Gesprächsaufkommen können von der lokalen Verarbeitung profitieren.
Wenn man eine Lösung für die Transkription auswählt, sollte man nicht nur auf den Preis pro Minute schauen. Wichtig ist es, alle Kosten zu berücksichtigen, die über mehrere Jahre entstehen. Die Tabelle von 3CX zeigt zum Beispiel, wie sich die Kosten für verschiedene Lösungen je nach Menge der Transkriptionen unterscheiden können.
3CX verwendet dafür beispielsweise die Formel:
5-Jahres-TCO = Anschaffungskosten + monatliche Betriebskosten × 60 Monate
Je höher das Transkriptionsvolumen, desto eher kann sich die Investition in eigene Hardware rechnen.
Welche Hardware wird benötigt?
Der 3CX AI Server kann auf unterschiedlichen Plattformen betrieben werden. Mit V20 Update 10 wird die Auswahl sogar größer.
Neben Systemen mit NVIDIA-Grafikkarten unterstützt 3CX auch Apple Macs als AI Server. Das macht es viel einfacher, mit Local AI anzufangen, weil man nicht unbedingt einen klassischen AI-Computer mit einer leistungsstarken Grafikkarte zusammenbauen muss. Für den AI Server auf macOS muss man mindestens 24 GB Arbeitsspeicher haben.
3CX bietet verschiedene Möglichkeiten, um einen eigenen Server für künstliche Intelligenz zu betreiben. Die Wahl des richtigen Systems hängt vom Umfang der Transkription ab, den Sie benötigen.
Ein Mac Mini M4 mit 24 GB Arbeitsspeicher ist beispielsweise geeignet, wenn Sie etwa 50.000 bis 200.000 Transkriptionsminuten pro Monat benötigen. Wenn Sie ein größeres System benötigen, kann ein Mac Studio M4 Max mit 36 GB Arbeitsspeicher eine gute Wahl sein. Dieser kann bis zu 500.000 Transkriptionsminuten pro Monat verarbeiten.
Wenn Sie sehr hohe Anforderungen an die Transkription haben, bietet sich ein System mit einer leistungsstarken NVIDIA RTX 4090 an. Mit diesem System sind laut 3CX mehr als 500.000 Transkriptionsminuten pro Monat möglich.
Die tatsächliche Kapazität hängt natürlich von der eingesetzten Hardware und der jeweiligen Arbeitslast ab. Bei besonders hohen Anforderungen können auch mehrere AI Server kombiniert werden.
Cloud oder eigener AI Server?
Am Ende lässt sich die Entscheidung auf zwei zentrale Fragen reduzieren:
Wie viele Minuten werden jeden Monat transkribiert?
und
Wo sollen die dabei entstehenden Daten verarbeitet werden?
Wenn wir nicht so viele Texte in Sprache umwandeln müssen, ist die Verwendung von Cloud AI normalerweise einfacher. Wir müssen dann keine extra Computer oder Geräte kaufen und betreiben.
Wenn wir jedoch viele Texte umwandeln müssen, kann es langfristig günstiger sein, unseren eigenen Computer für die Sprachumwandlung zu haben. Außerdem haben wir dann mehr Kontrolle darüber, wo unsere Sprachdaten verarbeitet werden.
Was ändert sich mit 3CX V20 Update 10?
Mit V20 Update 10 wird der 3CX AI Server nicht nur leistungsfähiger, sondern auch einfacher einzusetzen.
Die bisher notwendige komplexere Konfiguration von Firewall, FQDN und SSL wird vereinfacht. Der AI Server verbindet sich künftig als Client mit der PBX, wodurch unter anderem kein öffentliches FQDN und kein manuell einzurichtendes SSL-Zertifikat für den AI Server erforderlich sind.
Auch die Überwachung wird verbessert. Administratoren können unter anderem Warteschlangen, Konvertierungen und die maximale Anzahl paralleler Konvertierungen überwachen und so schneller erkennen, ob ein AI Server ausreichend dimensioniert ist.
Besonders interessant ist außerdem die Möglichkeit, mehrere AI Server mit einer Umgebung zu verbinden. Damit kann die Infrastruktur besser an wachsende Gesprächsmengen angepasst werden.
Fazit
Cloud AI und ein eigener 3CX AI Server haben beide Vorzüge. Welche Option passt, hängt vor allem davon ab, wie viel Transkriptionen gemacht werden, welche Technik vorhanden ist und welche Anforderungen an Datenschutz und Kontrolle über die Daten bestehen.
Für Firmen mit einer geringen Anzahl an Gesprächen ist die Cloud eine einfache Wahl, bei der keine zusätzliche Hardware benötigt wird und kein Wartungsaufwand entsteht. Bei höheren Mengen an Transkriptionen kann es jedoch sinnvoll sein, einen eigenen AI Server zu nutzen. Das bietet langfristig Vorteile und ermöglicht gleichzeitig mehr Einfluss auf die Verarbeitung der Daten.
Mit dem V20 Update 10 ist das Einsetzen eines eigenen AI Servers deutlich einfacher und flexibler geworden. Dadurch wird Local AI auch für Unternehmen attraktiver, die ihre KI-Verarbeitung stärker in die eigene Infrastruktur einbinden möchten.
Am Ende ist es keine Lösung, die für alle passt. Wichtig ist, welche Variante am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt.
3CX Smartphone App-Rufe über den Webclient steuern
Manchmal ist es einfach deutlich angenehmer, eine Telefonnummer am PC zu wählen, anstatt sie mühsam auf dem Smartphone einzutippen. Gerade wenn man eine Rufnummer aus einer E-Mail, einer Webseite oder einem CRM übernehmen möchte, sind Copy & Paste oder Click-to-Call im Browser deutlich komfortabler. Besonders im Homeoffice, wo häufig kein festes Tischtelefon mehr vorhanden ist, spielt diese Funktion ihre Stärken aus.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Ihr Smartphone bequem über den 3CX-Webclient, den Windows Dialer oder die Desktop-App steuern. Die Rufnummer wird dabei am PC gewählt, das eigentliche Gespräch führen Sie anschließend ganz normal über Ihr Smartphone.
Voraussetzungen
Damit die Funktion reibungslos funktioniert, sollten folgende Punkte erfüllt sein:
- Das Smartphone muss mit dem gleichen 3CX-Benutzer angemeldet sein wie der Webclient oder die Desktop-App.
- Im Webclient bzw. Dialer muss als Ausgabegerät Smartphone ausgewählt sein.
- Auf dem Smartphone muss die 3CX-App installiert und angemeldet sein.
- Push-Benachrichtigungen müssen aktiviert sein.
- Push-Benachrichtigungen prüfen
Prüfen Sie daher Folgendes:
- In der 3CX-Managementkonsole müssen Push-Benachrichtigungen für den Benutzer aktiviert sein.
- Oder im Benutzer selbst muss „Push-Benachrichtigungen akzeptieren“ aktiviert sein.
- Soll das Smartphone unabhängig vom aktuellen Status (Verfügbar, Abwesend, Nicht stören usw.) klingeln, müssen die Push-Benachrichtigungen auch für jeden einzelnen Status aktiviert werden.
Falls das Smartphone beim Wählen nicht klingelt, liegt es in den meisten Fällen an den Push-Einstellungen.
Schritt für Schritt: Smartphone über den Webclient steuern
1. Am Webclient anmelden
Melden Sie sich ganz normal am 3CX-Webclient oder in der Desktop-App an.
2. Smartphone auswählen.
3. Telefonnummer eingeben
Jetzt können Sie die gewünschte Rufnummer:
- direkt eintippen,
- per Copy & Paste einfügen oder
- über Click-to-Call aus einer Webseite oder einem CRM übernehmen.
4. Klicken Sie auf Anrufen. Zunächst wird ihr Smartphone über die 3CX klingeln, hier wird die Rufnummer des Angerufenen angezeigt, lassen Sie sich hier nicht irritieren. Nehmen Sie den Anruf an. Sobald Sie den Anruf auf dem Smartphone angenommen haben, baut 3CX automatisch die Verbindung zum eigentlichen Gesprächspartner auf.
Happy Calling