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Individuelle Systemansagen in 3CX V20 erstellen: Eine einfache Anleitung

Möchten Sie die Systemansagen Ihrer 3CX-Anlage anpassen und eigene, individuelle Nachrichten einfügen? Das ist in wenigen Schritten möglich. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie in der neuen Version 20 vorgehen.

1. Zugang zum Adminbereich: Öffnen Sie den Adminbereich Ihrer 3CX-Anlage und navigieren Sie zum Reiter "System" und dann zu "Systemansagen.

2.Ansagensatz verwalten: Klicken Sie auf den blauen Button "Ansagensatz verwalten". Es öffnet sich ein Fenster mit dem aktuell ausgewählten Ansagensatz.

3. Ansagensatz kopieren: Um Anpassungen vorzunehmen, wählen Sie die Option "kopieren", um eine Kopie des ursprünglichen Ansagensatzes zu erstellen. Bestätigen Sie mit "OK" und geben Sie der Kopie einen neuen Namen, damit Sie diesen später vom Original unterscheiden können.

4.Eigene Ansagen einfügen: Kehren Sie zur Verwaltung der Ansagesätze zurück und wählen Sie Ihren kopierten Satz aus, in unserem Fall währe es der "Testsatz". Nun können Sie die gewünschten Ansagen austauschen. Wählen Sie dafür die Ansage, die ersetzt werden soll. In unserem Beispiel möchten wir die Ansage zur deaktivierten Mailbox für eine Nebenstelle ersetzen, da diese verwirrend für Anrufer sein kann.

5.Ansagen ersetzen: Klicken Sie auf "mehr" und dann auf "Durchsuchen", um die neue Datei auszuwählen. Wählen Sie die gewünschte Datei von Ihrem Rechner aus, um die Originalansage zu ersetzen.

by Larissa Prause

3CX: V20- Letzte Möglichkeit für Standard/Free Lizenzen

3CX hat bereits seit einigen Monaten seine neueste Version V20 veröffentlicht, die zahlreiche Verbesserungen und neue Funktionen bietet. Für Nutzer, insbesondere diejenigen mit Free- bzw. ehemaligen Standard 4SC-Lizenzen, ist nun die letzte Chance zu handeln, um auf V20 hochzustufen und weiterhin von einem reibungslosen Betrieb und den neuesten Sicherheitsstandards zu profitieren.

Warum ein Upgrade auf V20?

1. Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Mit jeder neuen Version legt 3CX großen Wert auf die Verbesserung der Sicherheit. V20 enthält aktualisierte Sicherheitsprotokolle und Schutzmaßnahmen, die Ihr System vor den neuesten Bedrohungen schützen. Ein Upgrade stellt sicher, dass Ihre Daten und Kommunikation bestmöglich gesichert sind.
2. Optimierte Leistung: 3CX V20 bringt signifikante Leistungsverbesserungen mit sich, die die Effizienz und Stabilität Ihrer Telefonanlage erhöhen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die auf eine zuverlässige Kommunikationslösung angewiesen sind.
3. Neue Funktionen und Verbesserungen: Die neue Version bietet erweiterte Funktionen, wie verbesserte Integrationen mit anderen Geschäftsanwendungen, optimierte Benutzeroberflächen und zusätzliche Features, die die Benutzererfahrung insgesamt verbessern.
4. Unterstützung und Kompatibilität: 3CX bietet für ältere Versionen nur eingeschränkten Support. Ein Upgrade stellt sicher, dass Sie weiterhin volle Unterstützung erhalten und kompatibel mit aktuellen Software- und Hardwarelösungen bleiben.
5. Einschränkung der Nutzer Wer kein Upgrade durchführt wird ab dem 1. August 2024 auf vier Benutzer limitiert - nicht simultane Gespräche sondern tatsächlich kann Ihr 3CX-System dann nur mit 4 Usern genutzt werden.

Warum vor August upgraden?

Für Nutzer von Free- bzw. ehemaligen Standard 4SC-Lizenzen ist es besonders wichtig, das Upgrade vor August durchzuführen. Ab diesem Zeitpunkt könnte der Zugriff auf bestimmte Funktionen oder der Erhalt von Sicherheitsupdates eingeschränkt sein. Durch ein rechtzeitiges Upgrade sichern Sie sich weiterhin den vollen Funktionsumfang und aktuelle Sicherheitsstandards.

Was muss ich jetzt tun bzw. welche Möglichkeiten habe ich jetzt?

1. Option: 3CX V18-Abonnement auf V20 – vor dem 1. August upgraden, dann kann zunächst die Free Version weiter genutzt werden. Infos zur Aktualisierung und Anforderungen finden Sie unter Handbuch
2. Option: Upgrade auf eine 4SC Professional, ermöglicht Ihnen weiterhin auf der V18 zu bleiben- kostenpflichtig 195€.
3. Option: Wechseln Sie zur 3CX SMB Free, ideal für kleine Unternehmen mit unter 10 User. Beachten Sie nur, dass es einige Einschränkungen gibt bzw. Sie nicht die 3CX im vollen Umfang wie mit der 4SC Standard nutzen können. Für bis zu 10 Benutzer, können sie kostenlos auf 3CX SMB upgraden. Erstellen Sie kostenlos ein neues SMB-System über Ihr 3CX Portal, melden Sie sich bei Ihrem Kundenportal an, Identifizieren Sie den Schlüssel, Upgraden und weiter zum Warenkorb. Ein kostenloses Konto können Sie auch hier erstellen: https://www.3cx.de/free/, falls Sie noch  kein Kundenkonto haben.

by Larissa Prause

3CX: Office 365 Kalendersynchronisation Status anpassen trotz Termin

Wer kennt das nicht? Man füllt den Terminkalender mit Terminen, um kein einziges Telefongespräch zu vergessen. Wenn jedoch der M365 Kalendersync aktiviert ist, werden alle Anrufe blockiert. Was aber, wenn man trotzdem für einige Gespräche erreichbar bleiben möchte?

In Microsoft Outlook gibt es die Möglichkeit, den Status anzupassen. Indem man den Status in Outlook auf "verfügbar" setzt, bleibt man auch in 3CX erreichbar und kann weiterhin Anrufe entgegennehmen.

Hier auch eine kleine Aufschlüsselung der Präsenszuordnung des Kalendersync von M365 bzw. der Teams Synchronisation:

by Larissa Prause

Was ist der Unterschied zwischen einer 3CX Rufgruppe und einer Warteschlange

Rufgruppe (Ring Group)

1. Funktionalität:
   • Eine Rufgruppe ist eine Gruppe von Erweiterungen, die alle gleichzeitig oder nach einem bestimmten Muster klingeln, wenn ein Anruf an die Gruppe weitergeleitet wird.
   • Sie wird häufig verwendet, um sicherzustellen, dass ein Anruf von einem verfügbaren Mitarbeiter in der Gruppe schnell beantwortet wird.
2. Verteilung:
   • Anrufe können auf verschiedene Arten an die Gruppenmitglieder weitergeleitet werden, z.B.:
     • Alle gleichzeitig
     • Nacheinander (nach einer festgelegten Reihenfolge)
     • Zufällig
     • Round Robin (rotierend)
3. Einfache Struktur:
   • Rufgruppen sind relativ einfach einzurichten und erfordern keine komplexen Einstellungen oder Warteschleifen-Management.
   • Sie sind ideal für kleine Teams oder Abteilungen, die gemeinsam Anrufe entgegennehmen.
4. Keine Warteschlange:
   • Wenn alle Mitglieder einer Rufgruppe besetzt sind, gibt es keine Warteschlange für Anrufer. Der Anruf könnte auf Voicemail geleitet oder an eine andere Gruppe/Nummer weitergeleitet werden.

Warteschleife (Call Queue)

1. Funktionalität:
   • Eine Warteschleife verwaltet Anrufe, die nicht sofort beantwortet werden können, indem sie die Anrufer in einer Warteschlange hält, bis ein Agent verfügbar ist.
   • Dies ist nützlich für größere Teams oder Callcenter, wo das Anrufaufkommen hoch ist und Anrufer warten müssen, bis ein Agent frei wird.
2. Verteilung:
   • Anrufe werden in der Reihenfolge ihres Eingangs an die nächste verfügbare Erweiterung/Agent weitergeleitet.
   • Verschiedene Verteilungsstrategien können angewendet werden, z.B.:
     • Longest Idle (Agent, der am längsten nicht besetzt war)
     • Least Talk Time (Agent mit der geringsten Gesprächszeit)
     • Fewest Answered (Agent mit den wenigsten beantworteten Anrufen)
3. Komplexere Funktionen:
   • Warteschleifen bieten erweiterte Funktionen wie:
     • Ansagen, während der Anrufer wartet
     • Position in der Warteschlange bekanntgeben
     • Option für den Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen oder zurückgerufen zu werden
     • Wartemusik
     • Detaillierte Berichterstattung und Statistik über Anrufaktivitäten und Agentenleistung
4. Warteschlange:
   • Wenn alle Agenten besetzt sind, werden Anrufe in einer Warteschlange gehalten, bis ein Agent frei wird. Dies sorgt für ein besseres Anruferlebnis, da der Anrufer nicht einfach abgewiesen wird.

Zusammenfassung

• Rufgruppe: Einfacher, sofortiges Klingeln bei mehreren Erweiterungen, keine Warteschlange, gut für kleine Teams.
• Warteschleife: Komplexer, Anrufer werden gehalten bis ein Agent frei ist, Warteschlangen-Management, gut für größere Teams und Callcenter.

Beide Funktionen haben ihren Platz und Nutzen je nach den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens oder Teams.

by Volker Diermann

3CX: Status immer auf Verfügbar, trotz Abmeldung in der App

Warum wird ein Benutzer als Online angezeigt, obwohl alle Apps beendet sind?

Häufiger fällt den Usern auf, dass Sie trotz vermeintlicher Abmeldung Ihres 3CX Accounts immer noch im System als aktiv angezeigt werden. Dieses Phänomen kann verschiedene Ursachen haben. Hier sind einige Schritte, um sicherzustellen, dass wirklich alle Verbindungen getrennt sind und der Status korrekt in der Teamübersicht der 3CX Apps angezeigt wird.

Mögliche Ursachen und Lösungen

1. Ausschließen, dass eine Handy-App genutzt wird: Stellen Sie sicher, dass die 3CX Handy-App auf Ihrem Smartphone tatsächlich geschlossen bzw. der Account deaktiviert ist.
   Wie? Gehen Sie in der Smartphone App oben links auf die drei Striche, hier wird Ihnen der Account angezeigt. Für iOS nehmen Sie das Häkchen heraus. Für Android halten Sie den Account lange gedrückt und  melden sich ab.
2. Keine Hardware verbunden: Prüfen Sie, ob irgendwelche Hardwaregeräte wie Tischtelefone oder Mobilteile mit Ihrem Account verbunden sind.
3. Rechner ist komplett heruntergefahren / Desktop-App ist beendet: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Computer vollständig heruntergefahren ist und nicht nur im Energiesparmodus oder Standby-Modus. Eine weitere Möglichkeit ist, über den Task-Manager zu überprüfen, ob die 3CX Desktop-App wirklich beendet ist und keine Prozesse im Hintergrund laufen.
4. Option "Mobiltelefon gleichzeitig klingeln lassen" deaktivieren: Überprüfen Sie die Option " Anrufe gleichzeitig auf dem Mobiltelefon klingeln lassen" deaktiviert ist. Wenn diese Funktion aktiviert ist und eine Mobilnummer hinterlegt ist, kann der Benutzer als dauerhaft angemeldet angezeigt werden. Deaktivieren Sie diese Einstellung, um sicherzustellen, dass Ihr Status korrekt angezeigt wird.
   Wo? Navigieren Sie hierzu in der 3CX Adminkonsole, im Benutzer zu den Weiterleitungsregeln und deaktivieren die entsprechende Checkbox unter dem Punkt Optionen.
5. Push-Benachrichtigungen deaktivieren: Sollte die Handy-App einmal aktiviert worden sein, müssen die Push-Benachrichtigungen deaktiviert werden. Push-Server können Anmeldungen erzeugen, selbst wenn die App nicht aktiv genutzt wird. Durch das Deaktivieren dieser Benachrichtigungen stellen Sie sicher, dass keine ungewollten Anmeldungen erfolgen.

Durch die Überprüfung und Anpassung der oben genannten Einstellungen können Sie sicherstellen, dass Ihr Online-Status korrekt angezeigt wird.

by Larissa Prause

Starte 3CX Ad-hoc-Konferenzen mit CarPlay in der iOS-Beta

Die neueste Beta-Version der iOS-App bietet aufregende neue Funktionen für spontane Konferenzen und ein Anrufüberwachungstool, die speziell für den Einsatz im Auto entwickelt wurden. Mit diesen Innovationen können Nutzer jetzt direkt aus ihrem Fahrzeug heraus Konferenzen mit mehreren Teilnehmern starten – eine deutliche Verbesserung der Mobilität und Produktivität. Dank der neuen Beta-App für iOS können Sie nun mühelos eine Konferenz mit zwei oder mehr Personen einleiten, indem Sie einfach sagen: „Hey Siri, ruf Julia und Max über 3CX an.“ Diese Funktion macht es einfach, spontane Meetings abzuhalten oder mehrere Personen gleichzeitig zu erreichen, ohne das Smartphone in die Hand nehmen zu müssen.

Ein weiteres praktisches Feature ist die Handhabung von Kontakten mit gleichen Namen oder mehreren Telefonnummern. Wenn mehrere Kontakte in Ihrem Telefonbuch denselben Namen haben oder ein Kontakt mehrere Nummern besitzt, werden diese auf dem Display Ihres Autos angezeigt. Sie können dann einfach auf die richtige Nummer tippen, um den Anruf zu starten. So wird sichergestellt, dass der Anruf an die richtige Person geht und Missverständnisse vermieden werden.

Diese neuen Funktionen sind besonders nützlich für Geschäftsleute und Vielreisende, die oft unterwegs sind und dennoch in Kontakt bleiben müssen. Durch die Integration dieser Technologien in die CarPlay-Umgebung von iOS wird eine nahtlose Benutzererfahrung gewährleistet und die Sicherheit im Straßenverkehr erhöht, da die Notwendigkeit, das Telefon während der Fahrt zu bedienen, entfällt. Vorraussetzung sind dabei ein Fahrzeug, das CarPlay unterstützt sowie ein iPhone mit iOS 16 oder höher und die 3CX-App für iOS.

Neues Tool zur Überwachung der Verbindungsqualität

Zusätzlich zu den verbesserten Konferenzfunktionen wurde in dieser Version ein neues Tool hinzugefügt: „Das Tool zur Überwachung der Verbindungsqualität“. Dieses Tool ermöglicht es Benutzern, die Qualität eines Anrufs zu überwachen und Probleme zu identifizieren, wenn sie auftreten.

Die Nutzung dieses Tools ist denkbar einfach. Während eines Anrufs können Benutzer auf die Qualitätsanzeige im Dialer der iOS-App tippen. Ein Messsymbol neben der Anrufdauer zeigt an, dass der Anruf überwacht wird. Dies gibt dem Benutzer sofort Feedback über die Verbindungsqualität und hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.

Nach Beendigung des Anrufs können Benutzer zur Registerkarte „Letzte“ navigieren, den überwachten Anruf nach links wischen und auf „Qualitätsbericht“ tippen. Dieser Bericht bietet detaillierte Informationen über die Verbindungsqualität während des Anrufs, einschließlich möglicher Störungen oder Signalverluste. Diese Informationen sind besonders nützlich für Geschäftsleute und Vielreisende, die auf zuverlässige Kommunikation angewiesen sind.

Während eines Anrufs können Sie das Tool folgendermaßen nutzen:

Tippen Sie in Ihrem Dialer auf die Anzeige der Anrufdauer. Ein Dialogfeld erscheint, das Sie zur Bestätigung der Überwachung auffordert. Tippen Sie auf „OK“. Nach Beendigung des Anrufs gehen Sie zur Registerkarte „Letzte Anrufe“. Wählen Sie die Menüschaltfläche neben dem letzten Anruf und tippen Sie auf „Qualitätsbericht“, um die Details zu überprüfen.

by Volker Diermann

3CX V20 Update 2: Microsoft Teams-Synchronisierung, KI und mehr Kontrolle für Administratoren

Das 3CX V20 Update 2 ist hat eineige nützlichen Funktionen und Verbesserungen, die Ihnen die Arbeit erleichtern und effizienter gestalten. Von der Teams-Integration bis hin zur verbesserten Sprachqualität, auch KI Funktionen erhalten Einzug.

Microsoft Teams Integration
Mit der neuen Synchronisierungsfunktion können Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus in 3CX und Microsoft Teams abgleichen. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand, unabhängig davon, welches Tool Sie gerade verwenden.

Sprach-zu-Text-Transkription
Dank der Integration von OpenAI-Technologie können Ihre Anrufe jetzt automatisch transkribiert werden. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Analyse von Gesprächen erheblich. Zusätzlich erhalten Sie praktische Zusammenfassungen und Stimmungsanalysen.

Erweiterte Benutzerrechte
Die neuen erweiterten Benutzerrechte ermöglichen es Ihnen, genau festzulegen, wer was sehen und tun darf. Dies erhöht die Sicherheit und stellt sicher, dass jeder genau die Werkzeuge hat, die er benötigt.

Private Videokonferenz-MCU
Eine weitere wichtige Neuerung ist die Möglichkeit, Ihren eigenen Videokonferenzserver zu betreiben. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die großen Wert auf Datenschutz legen.

Verbesserte Sprachqualität
Neue Priorisierungseinstellungen sorgen dafür, dass Ihre Anrufe auch bei hoher Netzwerkauslastung klar und verständlich bleiben.

Multi-Mandanten-Modus
Dieser Modus ermöglicht es Ihnen, mehrere 3CX-Instanzen auf einem Server zu betreiben. Dies ist ideal für große Unternehmen oder Service-Provider.

Weitere Verbesserungen
Zusätzlich gibt es viele kleinere Verbesserungen und Bugfixes, die das System stabiler und schneller machen.

by Volker Diermann

3CX V20 Update 2: Multi-Mandanten-Fähigkeit

Mit dem 3CX V20 Update 2 wird die Multi-Mandanten-Fähigkeit eingeführt. Diese ermöglicht es, mehrere unabhängige Unternehmen auf einer einzigen 3CX-Instanz zu hosten, was besonders für kleine bis mittlere Unternehmen von großem Vorteil ist. Die Einführung der Multi-Mandanten-Fähigkeit mit dem 3CX V20 Update 2 markiert einen bedeutenden Fortschritt in der Effizienz und Verwaltung von Kommunikationssystemen.

Die Multi-Mandanten-Funktion erlaubt es, verschiedene Unternehmen durch die Verwendung von "Abteilungen" innerhalb einer 3CX-Instanz zu trennen. Jede Abteilung repräsentiert ein eigenes Unternehmen. Dies bedeutet, dass Sie nicht mehr mehrere Instanzen verwalten müssen, was die Verwaltungskosten erheblich reduziert und die Effizienz steigert. Durch diese Funktion wird die Skalierbarkeit erleichtert. Sie können mehrere Unternehmen oder Abteilungen auf derselben Plattform betreiben, ohne die Notwendigkeit, separate Hardware oder Software für jedes Unternehmen zu erwerben. Dies vereinfacht nicht nur die Verwaltung, sondern ermöglicht es auch, Ressourcen optimal zu nutzen.

Die Einrichtung der Multi-Mandanten-Funktion erfordert eine sorgfältige Planung und die richtige Lizenzierung. 3CX bietet detaillierte Anleitungen und Unterstützung, um sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft. Es ist wichtig, die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens zu berücksichtigen, um eine optimale Konfiguration zu gewährleisten. Sprechen Sie uns gerne falls Sie unterstützng bei der Planung und Vorbereitung benötigen.

3CX Multi-Mandanten unterstützt alle Trunks, einschließlich generischer Trunks. Ein einzelner SIP-Trunk kann verschiedenen Nebenstellen und Warteschleifen zugewiesen werden, jedoch nur durch den Systemeigentümer. Mandanten können eigene SIP-Trunks konfigurieren, wenn diese von 3CX unterstützt werden und den „rinstance“-Parameter haben. Aktuell können Gruppeneigentümer keine eigenen SIP-Trunks einrichten, aber dies wird zukünftig systemweit konfigurierbar sein.
Für die Erstellung von Mandanten gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Manuell: Erstellen Sie eine Abteilung und weisen Sie Benutzer zu. Sie können dem Firmeninhaber Rechte zur Gruppenverwaltung geben, damit er sein System selbst verwalten kann.
2. Programmgesteuert: Nutzen Sie die neue 3CX Konfigurations-API, um Mandanten programmgesteuert zu erstellen.

Im Adminbereich läßt sich die Multimandanten-Lösung einsetlenn über den Menüpunkt: System -> Multi-Mandanten

by Volker Diermann

Automatische Rufannahme über die Yealink DECT Wireless Headsets WH62/WH63/WH66

Das Yealink WH62 DECT Headset ist standardmäßig so eingestellt, dass eingehende Anrufe automatisch angenommen werden, wenn das Headset von der DECT-Basisstation abgenommen wird. Falls dies als unpraktisch empfunden wird, kann diese Einstellung über den PC mithilfe der Yealink USB Connect App angepasst werden.

Um dies zu tun, öffnen Sie die App und wählen Sie das entsprechende Headset aus. Gehen Sie dann zu den Geräteeinstellungen und navigieren Sie zu den erweiterten Einstellungen. Suchen Sie dort den Punkt "Im Anruf" und deaktivieren Sie die Option "Automatische Antwort beim Abnehmen".

Ebenfalls lohnt es sich auch immer wieder den Status der aktuellen Firmware Version zu überprüfen. Regelmäßige Aktualisierungen über die App optimiert die Leistung, bringt verbesserte Funktionen mit sich und Ihr Headset bleibt langfristiger zuverlässig und einsatzbereit. Ebenfalls minimiert sich das Risiko von Fehlfunktionen.

Um ein Update durchzuführen, gehen Sie auf die Option "Gerät wird aktualisiert".

Die entsprechende App für Windows oder MAC finden Sie hier

by Larissa Prause

Verlängerung der Fristen für 3CX V18 und Standard Lizenzen

Für alle die der 3CX V18 zunächst noch treu bleiben möchten, gibt es gute Neuigkeiten. Die Fristen für die weitere Unterstützung der Version 18 wurden verlängert. Die neue Deadline für die Aktualisierung auf V20 wurde auf den 1. September 2024 ausgedehnt.

Etwas anders sieht es bei den Standardlizenzen aus. Nutzerinnen und Nutzer einer derzeit kostenfreien 4SC-Lizenz haben bis zum 1. Juli 2024 Zeit ein Upgrade der Anlage durchzuführen. Es ist unerlässlich, dass vor Ablauf dieser Frist ein Upgrade auf V20 durchgeführt sowie ein Wechsel zu einer kostenpflichtigen Professional-Version vollzogen wird.

Lizenzen ab der Version 8SC Standard werden vorerst kostenfrei von 3CX auf die Professional-Version hochgestuft. Auch hier sollte das Upgrade auf V20 bis zum 1. Juli 2024 abgeschlossen sein.

Trotz dieser Umstände empfiehlt 3CX nachdrücklich, bereits im Vorfeld ein Upgrade auf V20 durchzuführen, um sämtliche neuen Funktionen und Verbesserungen in vollem Maße genießen zu können.

Der Support durch 3CX für Version 18 steht bis Ende des Jahres zur Verfügung. Wichtig ist nur, dass es sich hierbei um die V18 Update 9 handelt.

by Larissa Prause